L’utilizzo improprio della posta elettronica è una delle principali cause di inefficienze e di perdita di tempo nelle attività lavorative quotidiane nelle aziende
di Paolo Pietro Biancone*
Nel dubbio mando una e-mail. L’uso delle e-mail e dei messaggini è sempre più diffuso e all’ordine del giorno. Assolve diverse funzioni: permette di comunicare direttamente e diffusamente, inserendo anche più destinatari o persone interessate, di contattare persone al momento irraggiungibili per ragioni di spazio e di tempo. Senza contare che “scripta manent” – come ci insegnano i latini –, le comunicazioni scritte restano tracciate e questo porta a una certezza di comunicazione e contenuti.
Il rischio alto e concreto è la sovrabbondanza di comunicazione tramite mail, il non rispetto di orari e bon ton che portano a forme di stress e dipendenza. Questo fenomeno peggiorato dagli smart phone, che ci lasciano sempre in contatto con mail e chat di lavoro e non.
Una volta era il telefono, o meglio l’uso che ne facevano i dipendenti in ufficio, a preoccupare, ora le email per questioni private, ma anche come strumenti lavorativo d’informazioni, richieste, memorandum, dossier di numerose pagine.
L’utilizzo improprio della posta elettronica è una delle principali cause di inefficienze e di perdita di tempo nelle attività lavorative quotidiane nelle aziende. Non a caso si registrano cambiamenti di rotta delle grandi aziende, tra cui spiccano Microsoft, Halton, Ferrari, Volkswagen, Bmw e altre che hanno deciso di introdurre misure straordinarie per far “disintossicare” i collaboratori dalle email, per lavorare di più e fare squadra. La Ferrari, a esempio, ha deciso di dare un taglio a tutto questo spam interno: la Casa di Maranello ha risolto il problema dando un’indicazione semplice e chiara, ossia parlarsi di più e scrivere di meno. Per incentivare una comunicazione più efficace e diretta – si legge sul sito della Casa di Maranello – è stato infatti deciso di limitare fortemente il numero delle email inviate. In particolare, ogni dipendente Ferrari potrà inviare la stessa mail internamente solo a tre persone. Da oggi infatti i dipendenti parleranno di più con i colleghi.
Insomma, il must è comunicare di più. Lo sostengono anche Brunello Cucinelli, Atos, Microsoft, Halton. Mentre Deutsche Telecom, Volkswagen, Bmw, Bayer e Procter&Gamble tirano un ulteriore freno impedendo di scrivere mail dopo le 18. C’è poi chi ha deciso di vietarle in vacanza.
Persino la nuovissima sede della Bce di Francoforte stravolge la vecchia logica solipsista, introducendo spazi comuni per permettere ai banking di “fare gruppo”.
La più integralista sul tema è Atos, multinazionale d’information technology con 80 mila dipendenti nel mondo e quattro sedi in Italia, che ha imposto tolleranza zero nei confronti dell’invasione di posta. Questo dopo aver individuato un algoritmo, realizzato dai responsabili delle risorse umane di Atos, che hanno verificato come 9 messaggi di posta elettronica su 10 sono inutili: i dipendenti spendono tra le 5 e le 20 ore settimanali per smistare notizie spesso inutili.
Sempre più in ostaggio dello smart phone e dei messaggi che sempre ci recapita. La prospettiva è di crescita del fenomeno, da qui il fiorire degli esperti in netiquette Il termine netiquette, termine che nasce dalla fusione di “Network” dall’inglese: Rete, ed “Étiquette” dal francese: Buona educazione; e si riferisce al buon comportamento nell’uso delle risorse di interazione web come le email, soprattutto in campo aziendale. Si tratta in sostanza di un insieme di regole che si potrebbe tradurre in “Galateo (Etiquette) della Rete (Net)” che consiste nel rispettare e conservare le risorse di rete e nel rispettare e collaborare con gli altri utenti. Puntare sulla netiquette in azienda è punto di forza per il buon rapporto tra colleghi e per l’immagine fornita all’esterno dai propri collaboratori con l’invio di mail appropriate e rispettose.
*Professore Ordinario di Economia Aziendale dell’Università di Torino
Coordinatore del Corso di Dottorato in Business & Management